Być może należysz do tej wąskiej grupy, która uważa, że wielozadaniowość, rozumiana jako przerywanie zadań i zajmowanie się innymi, a potem wracanie do nich, poprawia efektywność Twojej pracy. Jeżeli jesteś w tej grupie to przestań czytać ten artykuł!
Jest możliwe, żeby poprawiać swoją efektywność poprzez zmniejszenie wielozadaniowości. Potrzebujesz od 30 do 120 minut czasu. Na początek znajdź spokojne miejsce, gdzie nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Wycisz telefon. Przygotuj coś do pisania – możesz pisać na komputerze, ale odłącz go od sieci.
Po pierwsze wypisz wszystkie rzeczy, którymi się zajmujesz.
Podziel je na dwie grupy – projekty (coś co trwa dłużej i angażuje więcej zasobów, a Ty jesteś jednym z tych zasobów) i zadania (pojedyncze skończone działania dające efekt końcowy, mogą być powtarzalne, np. dopisanie na pytanie klienta).
Zadania, które możesz zrobić w 2 minuty lub krócej – zrób od razu. Zwykle takich jest ich kilka, może kilkanaście.
Resztę zadań przypisz do konkretnego czasu w terminarzu. Potem systematycznie sprawdzaj w kalendarzu co masz do zrobienia i systematycznie realizuj te zadania. Od czasu do czasu (np. raz na tydzień) dopisuj nowe zadania, a te, które możesz zrobić w 2 minuty lub szybciej – zrób od razu.
Z projektami sprawdź dwie rzeczy – szacowane zyski z projektu i szacowany czas do jego zakończenia.
Policz współczynnik zysko / dni. Ten współczynnik nazwijmy „oktanem”.
Np. projekt dający 10 000 zysku do zakończenia w 100 dni daje oktan 100.
Projekt dający 1000 zysku – 2 dni daje oktan równy 500.
Itd.
Zysk i ilość dni do ukończenia projektu to oczywiście oszacowania więc nie będą to dokładne liczby, ale da Ci to do myślenia.
Uszereguj projekty ze względu na wielkość oktanu.
Połowę projektów o najniższym oktanie zamroź.
Zamrozić projekt oznacza, że przestać się nimi zajmować. Oczywiście jeżeli w Twojej firmie sprzedajesz „projekty” to pewnie nie możesz ich przerwać bez skutków ubocznych. W takim przypadku napisz do mnie, coś Ci podpowiem.
Zamrożenie spowoduje, że zdecydowaną większość projektów skończysz szybciej, a te, które będą zamrożone to i tak najmniej dochodowe projekty…
Możesz jeden projekt odmrozić, jak skończysz jakiś inny.
Listę zadań do zrobienia na drugi dzień planuj wieczorem, kiedy jesteś zmęczony – będziesz lepiej szacował potrzebny czas.
W ciągu dnia ustal z zespołem czas kiedy Ci nie przeszkadzają – oddaj telefon zaufanej osobie, która powiadomi Cię, jak będzie krytyczna sytuacja.
Maile odbieraj 2 razy dziennie lub jeden raz. 🙂
W „godzinach ciszy”, nie wolno Ci przeszkadzać, chyba, że sytuacja jest krytyczna. Ustal z zespołem, co to oznacza, ze sytuacja jest krytyczna.
