Przejdź do treści

Spóźniające się pociągi i co to ma wspólnego z zarządzaniem projektami?

26 raz jadę w tym roku pociągiem. Mamy 200 minuty opóźnienia. Awaria trakcji. Pech.

W tym roku od stycznia do początku sierpnia ani razu pociąg nie dojechał na czas 😫.
Raz na trasie Kraków – Opole spóźnił się tylko 10 minut (staliśmy przed wjazdem na stację – łudziłem się, że będzie na czas…). Wszystkie inne spóźnienia były dłuższe – w tym roku najdłuższe to 400 minut 😱 Oczywiście to nic w porównaniu z rekordem sprzed 4,5 roku – 1080 minut – czyli 18 godzin!

No dobra, koniec żalów. Pewnie Cię ciekawi, co spóźniające się pociągi mają wspólnego z zarządzaniem projektami?

Przynajmniej jedną wspólną cechę: w taki sam sposób próbuje się walczyć ze spóźnieniami zarówno w PKP jak i w większości projektów.

Jest takie przekonanie dotyczące zadań w projektach, że jak uda się zrobić wszystkie zadania na czas to projekt będzie na czas. Dlatego staramy się w każdym z zadań umieścić bufor czasowy. Podobnie robi PKP – wydłuża czas postoju na większych stacjach, licząc że dzięki temu uda się ogarnąć opóźnienia.

To jednak nie działa. Choć powinno, bo o ile w projektach lokalne bufory są błędem, to w przypadku procesów tego typu działania powinno być ok.

O co chodzi z tymi lokalnymi buforami?

Kiedy ustalasz ile powinno trwać zadanie projektowe to jego oszacowanie zawiera w sobie pewien margines bezpieczeństwa. Jak duży? To zależy od tego, jak bardzo boisz się bycia opieprzonym, oraz Twojego założenia ile zostanie z tej estymacji obcięte. Załóżmy, że szacujesz, że zrobisz zadanie w 10 dni. Ponieważ oprócz pracy projektowej masz jeszcze inne zajęcia, więc dodajesz do tego drugie tyle. Jeżeli dodatkowo Twój szef słynie z tego, że obcina estymacje to dodasz tyle ile Ci ostatnio skrócił. Załóżmy, że było to 20%. Pójdziesz do niego zatem z oszacowaniem na poziomie 25 dni.

Kiedy wyjdziesz z zadaniem do realizacji za 20 dni, a oszacowałeś czas realizacji na 10, to czy od razu zabierzesz się za pracę nad tym zadaniem? Oczywiście, że nie! Przecież jest tak dużo czasu! Kiedy będziesz się za niego zabierał to może okazać się (i często się okazuje!), że jednak Twój szacunek był błędny! Zadanie trwało 15 dni!

Zadania w projektach mogą zakończyć się tylko na dwa sposoby: na czas lub być spóźnione. Jak sądzisz, dlaczego nie zdarza się oddawanie zadań przed terminem? Przecież następnym razem kiedy pójdziesz z oszacowaniem na 25 dni to ten …uj obetnie Ci z niego nie 5 dni jak zwykle tylko 10! Przecież ostatnio poszło Ci szybciej!

No to teraz nawet jak skończysz wcześniej, to się nie przyznasz!

Te dwa powyższe zjawiska pojawią się w projektach. A czy w procesach też? Otóż nie. W procesach nie występuje Syndrom studenta, a i Prawo Parkinsona też ma ograniczone działania.

Dlatego zatem piszę o opóźnieniach na kolei w kontekście zarządzania projektami?

Na sieci kolejowej odbywa się modernizacja trakcji. To bardzo wiele projektów… One mają ogromny wpływ na opóźnienia. Wprowadzają element nieprzewidywalności. Jednocześnie modernizacje są lokalne, a nie globalne.

Aby osiągnąć przełomowe wyniki należy szukać optymalizacji globalnej, a nie tylko lokalnej. Kolejarze robią optymalizacje lokalne i to się mści. Czego bardzo żałuję, bo jeździłbym częściej pociągami, ale nie mogę sobie pozwolić na zbyt duży luksus spóźnień do klientów…

Jacek

P.S. Co by nie było, to dzięki długiej jeździe udało mi się napisać ten wpis na blogu 😉

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.